NGE si dota di un SI Acquisti per la sua politica Acquisti Collettiva

NGE è un’azienda francese indipendente che si sviluppa attorno al settore dell’edilizia e lavori pubblici, e partecipa alla costruzione di grandi infrastrutture e a progetti urbani o a livello locale. Per ottimizzare ed agevolare il processo Acquisti del gruppo NGE, la Direzione Acquisti ha scelto di dotarsi di un SI Acquisti e di proporre ai suoi collaboratori un approccio mobile ed intuitivo di gestione dei loro Acquisti sui cantieri. Per questo, ha optato per Oxalys che le ha permesso di implementare un software multi società e multisito adattato alle problematiche delle imprese del settore e alla cultura d’impresa NGE. L’insieme dei cataloghi fornitori del gruppo sono ora accessibili tramite un semplice dispositivo mobile, e il processo Acquisti è stato dematerializzato, dall’ordine al pagamento. Risultato: un’ottimizzazione del monitoraggio degli acquisti sui cantieri, una miglior individuazione degli acquisti diffusi, un guadagno di tempo in termini di trattamento amministrativo degli Acquisti e un passo decisivo verso la digitalizzazione dell’attività.

Alla creazione di una direzione Acquisti Collettivi volta ad ottimizzare e unificare la politica Acquisti del gruppo, è subito conseguita la riorganizzazione del processo di appalto, di contrattualizzazione e di monitoraggio degli ordini. E con lei, la questione dello strumento più adatto a sostenere l’uniformazione della politica Acquisti del gruppo, nel particolare contesto del settore dell’edilizia e lavori pubblici. «Nel nostro settore, ci troviamo a fronteggiare numerosi vincoli legati alla gestione dei cantieri presenti in varie aree del mondo, che si avvalgono di numerose attività.» spiega Bernard Villepinte, Direttore Acquisti del gruppo NGE «La pianificazione della funzione Acquisti è un fenomeno ancora recente nel nostro settore, ma per noi è prioritaria visto che gli Acquisti sono un supporto indispensabile del team operativo. Per questo, avevamo bisogno di uno strumento di gestione e di monitoraggio degli ordini multisito e multi professionale che ci assistesse in questo percorso e ci facesse entrare in modo fluido nell’era digitale»

Dato che l’azienda comprende numerose filiali dotate di software eterogenei, l’è-procurement solution doveva essere unico, condiviso da tutto il gruppo, multisito, multisocietario e multibusiness. Oltre alla volontà di consolidare gli Acquisti e di disporre di una visione globale nel gruppo, si delineava anche un altro obiettivo: come integrare e individuare gli acquisti realizzati sul cantiere al fine di centralizzare e unire i bisogni e sviluppare dei nuovi strumenti di negoziazione? Questi acquisti sul campo, essendo effettuati con urgenza, non sono sempre realizzati nel rispetto delle procedure interne, e l’obiettivo, dotandosi di uno strumento digitale, era quello di proporre una soluzione facile e rapidamente attuabile dai team, allo scopo di sostituire il caro vecchio taccuino, come conferma Bernard Villepinte: « Molti acquisti sono ancora diffusi, non per volontà dei direttori ai lavori, ma perché la nostra attività necessita costantemente di adattarsi e di concludere degli acquisti sul campo. L’obiettivo era ovviamente quello di ottimizzare i costi d’acquisto, ma anche di contrattualizzare meglio i nostri ordini, di condividere, automatizzare e unificare le nostre metodologie e i nostri processi di Acquisto, senza però arrestare l’operatività.»

Il team Acquisti lancia allora una consultazione presso i maggiori operatori di mercato e rapidamente l’editor di e-procurement software Oxalys si distinguerà sia per la ricchezza di funzionalità e la flessibilità dei suoi software, ma anche per l’esperienza dei suoi team nel settore dell’edilizia e lavori pubblici. «Oxalys ha compreso molto bene i nostri bisogni, visto che il team aveva già gestito dei progetti d’acquisto nel nostro stesso settore di attività, è stato in grado di presentarci una dimostrazione tramite dei dati pertinenti a tale settore.», precisa Bernard Villepinte. «Oxalys si è rivelato il migliore in termini di flessibilità e di capacità di modulazione alla nostra metodologia d’acquisto e alla nostra attività.»

Una scelta che si rivelerà saggia, visto che i bisogni specifici degli utenti (principalmente i capi cantiere e direttori dei lavori), sono apparsi nel corso del progetto.  Tali domande sono state integrate nel software dal team Oxalys, in particolare a livello dei cataloghi fornitori.  Il software Oxalys, ribattezzato ATLAS per gli utenti dell’azienda, è stato arricchito di funzionalità proprie del settore dell’edilizia e lavori pubblici, ed è stato creato un catalogo comune, in cui sono presenti quasi 17 000 fornitori, a loro volta ripartiti sulla totalità delle basi Acquisto delle differenti filiali. « Oxalys ha ascoltato attentamente i nostri bisogni per soddisfare gli obiettivi specifici dell’ambito dell’edilizia e lavori pubblici, fornendo allo stesso tempo competenza e uno strumento adattato al nostro settore.» «Tale percorso ci ha permesso di avere una visibilità totale dei nostri Acquisti e di avviare le negoziazioni Gruppo.»

Sempre nella logica di considerare gli Acquisti come una funzione trasversale e di supporto all’attività, la Direzione Acquisti ha scelto d’integrare il software Atlas con lo strumento di monitoraggio del cantiere al fine di integrare i dati nel report di cantiere e ritrasmetterli a Oxalys alla fine del trattamento dell’ordine. Il consolidamento dei dati (come la lista dei cantieri, le ricevute, gli ordini ecc.) garantisce così un miglior monitoraggio degli impegni giorno per giorno, cantiere per cantiere.

È stato nominato un responsabile SI Acquisti e l’implementazione degli strumenti mobili è stata supportata da formazione e campagne di sensibilizzazione, per assicurare la transizione verso delle pratiche più digitali, non sempre scontata in un’attività che si fonda essenzialmente su uomini e donne d’azione. «Siamo coscienti di essere entrati in un’era digitale. Gli utenti che hanno compiuto questo passo hanno apprezzato la fruibilità del software così come le possibilità in termini di monitoraggio degli ordini, avendo compreso che lo strumento è al servizio dell’operatività»., conclude Bernard Villepinte. «Sappiamo che disponiamo di uno strumento realmente concepito per l’edilizia e lavori pubblici, che risponde ai nostri bisogni specifici, e valuteremo di integrare il software a livello internazionale.»