La Fédération Française de Football digitalizza il suo processo di impegni spese

La Fédération Française de Football (FFF) è un’associazione legge 1901 incaricata dell’organizzazione, del controllo e dello sviluppo del gioco del calcio in Francia.
L’obiettivo principale della gestione finanziaria è quello di mantenere e stabilizzare l’equilibrio finanziario della FFF, ottimizzando e rendendo più sicuro l’uso delle risorse federali allo scopo di realizzare gli obiettivi definiti dal Comitato Esecutivo.

È in questo contesto e nel quadro del capitolo «ottimizzare il funzionamento delle istanze del calcio» del progetto Horizon Bleu 2016 della FFF, che nasce il progetto di modernizzazione della catena finanziaria e della gestione degli impegni di spesa. Un progetto la cui originalità si fonda sullo sblocco dell’informazione finanziaria inter e intra servizi e sulla responsabilizzazione dei collaboratori.

La FFF dispone di risorse commerciali – collaborazioni, diritti TV, biglietteria, ecc. _ e delle risorse legate alle proprie attività statutari (licenze, contributi, sovvenzioni, ecc.) Le spese vengono ripartite fra i costi di funzionamento, gli oneri detti “vincolanti” (IT, ammortamenti, ecc.), aiuti, investimenti e spese operative legate a un evento (partite delle squadre nazionali ecc.). Ogni spesa è assegnata a un “centro di costi” (o centro di responsabilità) al quale è associato un budget.

«In quanto delegazione di servizio pubblico, siamo soggetti a numerosi controlli e ne rispondiamo al Comitato Esecutivo, al Tesoriere e alla Direzione Generale. Questo metodo rende indispensabile un monitoraggio degli impegni spese moderno, strutturato e molto reattivo», precisa Christophe Moreaux, responsabile del controllo di gestione e capo progetto sulla revisione della catena finanziaria.

«Siamo coscienti del fatto che il miglioramento del processo di impegno spesa ha un’influenza diretta sul miglioramento del monitoraggio acquisti e sulla protezione dei nostri impegni con i fornitori. Tutti i collaboratori partecipano agli aspetti finanziari dell’organizzazione. A partire dall’inizio del progetto, è stato chiaro che l’informazione finanziaria dovesse essere facilmente fruibile per tutti. Era necessario far valutare i nostri processi per decentralizzare la gestione e l’inserimento dei budget presso i reparti al fine di responsabilizzarli, ma allo stesso tempo controllarli e incentivare la reattività!».

Una sfida impossibile da portare avanti senza una rielaborazione della catena degli impegni e una revisione completa degli strumenti software. Basandosi sulla contabilità Cegid, un software di Acquisti obsoleto, uno strumento di gestione finanziaria e dei fogli di calcolo complessi, il processo in atto necessitava di numerose modifiche e non permetteva di disporre di una visibilità totale in tempo reale degli impegni.

«I nostri strumenti rubavano tempo di produzione a discapito dell’analisi», ricorda Christophe Moreaux. «La revisione del budget e la diffusione del consumo di bilancio erano su base mensile. Dovevamo consolidare manualmente gli impegni di spesa provenienti dal tool Acquisti e le spese contabilizzate per avere una visione globale per centri di costo». Inoltre, le frequenti trasferte dei collaboratori nei luoghi in cui avvengono le partite delle squadre francesi si ripercuotevano sui tempi di convalida degli impegni di spesa. Alla luce di ciò, dotarsi di un software che permette di aumentare la visibilità, la mobilità e la reattività, diviene un’esigenza concreta.

Il progetto OLGA (strumento online di gestione e di acquisto), sostenuto fortemente dalla direttrice generale e dal direttore finanziario, è stato realizzato nel rispetto del capitolato d’appalto, e ciò grazie a tre fattori chiave, come spiega Christophe Moreaux:  «una partecipazione attiva e congiunta dei reparti finanziari (controllo di gestione, contabilità, acquisti e tesoreria) e operativi, una solida Direzione dei Sistemi di Informazione e il know-how di prestatari come Oxalys e 2B consulting hanno permesso di condurre con successo tale progetto.  Abbiamo optato per lo strumento di Business Intelligence IBM Cognos TM1 per gestire l’inserimento, il consolidamento e il monitoraggio dei budget. Il software Oxalys è stato destinato alla gestione degli impegni, dall’espressione del bisogno fino ai visti per pagamento.

Uno dei punti di forza del software è la sua capacità di adattarsi ai bisogni specifici della FFF (circa il budget destinato agli eventi e al supporto al calcio amatoriale, in particolare) ma anche all’evoluzione costante della federazione. Il software Oxalys si interfaccia con IBM Cognos TM1 per raccogliere i budget revisionati due volte al giorno e trasferire le spese impegnate nel monitoraggio del budget. Il software Oxalys comunica anche con Cegid Contabilità per il recupero dell’insieme dei dati fatturati e trasferire i dati Acquisti (fornitori, scritture contabili, visti per pagamento, ecc.) nella contabilità. Questo approccio integrato permette agli utenti di avere una visibilità in tempo reale del saldo disponibile sul loro budget e dell’insieme delle spese destinate ai centri di costo.

I budget e le revisioni sono inseriti dai manager e convalidati dai revisori dei conti nel IBM Cognos TM1. Le richieste d’acquisto saranno create in seguito dai collaboratori nel software Oxalys, che permette di portare avanti diversi progetti in contemporanea. Lo strumento controlla la disponibilità del budget e, a seconda dell’importo e della famiglia d’acquisto, la spesa è automaticamente delegata o meno ai richiedenti tramite il servizio Acquisti. In funzione del processo Acquisti, l’ordine dematerializzato viene inviato tramite il servizio acquisti o tramite il richiedente. All’arrivo della fattura, questa sarà digitalizzata dal reparto contabile e messa a disposizione nel software Oxalys per il richiedente e/o il manager. Quest’ultimo può approvarla con facilità. La LAD (Lettura Automatica di Documenti) permette in particolare un riconoscimento del codice SIRET dei fornitori, dei costi IVA inclusa e IVA esclusa, e una riconciliazione con gli ordini d’acquisto. Alcune spese sono automaticamente oggetto di una convalida a posteriori, e tramite fattura, dal manager (spese di trasporto, onorari, ecc.)

Lo strumento è stato subito adottato dal 160 utenti e ha permesso il raggiungimento degli obiettivi prefissati: l’industrializzazione e la modernizzazione dei processi di elaborazione e monitoraggio del budget, la responsabilizzazione e l’autonomia degli utenti, la visibilità in tempo reale sugli impegni di spesa e la semplificazione dei processi di convalida, rispettando le regole di controllo interne.