EL2D digitalizza gli ordini sui cantieri e rafforza la qualità del servizio dei suoi collaboratori

Creata nel 1966, la società EL2D è storicamente specializzata nel campo dell’edilizia e installazione elettrica. Quando è stata rilevata dal suo attuale dirigente, Nicolas Oudot, nel 2007, aveva un fatturato di un milione di euro e impiegava 10 lavoratori dipendenti. Oggi la società impiega 160 collaboratori e realizza un fatturato di 16 milioni di euro.  Una crescita data in particolare da un riorientamento strategico, ormai pienamente articolato attorno alla prestazione di servizi.

«Mentre prima l’insieme delle attività della EL2D si articolava intorno all’attività di cantiere, oggi questa non rappresenta che il 30% del nostro fatturato, il cui resto è invece il risultato di prestazioni di manutenzione e riparazione di installazioni elettriche o di altri sistemi di climatizzazione, spiega Nicolas Oudot, AD di EL2D. In misura minore, proseguiamo comunque i nostri lavori su impianti idraulici, di climatizzazione, e finiture (tramezzi, soffittature, pavimenti e verniciatura)».

Per ciò che concerne i lavori di manutenzione, EL2D opera per metà nel pubblico e per metà del settore privato.  «Quanto le nostre attività presso enti pubblici sono regolamentate da accordi-quadro, tanto quelle presso circa 300 clienti nel settore privato sono disciplinate da trattative private, frequenti ma aleatorie, prosegue Nicolas Oudot.  L’obiettivo per noi é di non perderle, e ciò ci spinge a rafforzare in maniera permanente il nostro plusvalore e la relazione con il cliente». È in questa prospettiva, e al fine di migliorare il monitoraggio dei cantieri, che la società si è dotata del software di gestione degli acquisti Oxalys.

Gli obiettivi: tracciare l’insieme dei processi d’acquisto e aumentare l’efficienza

Al momento del rilevamento della società, nel 2007, l’attività dell’impresa, che si articolava soprattutto intorno ai lavori edili, necessitava di numerosi ordini presso molteplici fornitori. I direttori dei lavori effettuavano allora i loro acquisti solo telefonicamente. I processi di convalida potevano essere lunghi e il monitoraggio degli ordini era molto limitato.  La crisi del 2008/2009 ha in seguito indebolito la società che ha dovuto trovare un nuovo slancio. È stato allora che ha cominiciato a sviluppare la propria attività di servizi. Un’evoluzione che necessitava un aumento di reattività, per evitare l’attesa del cliente, ma anche per migliorare la sua soddisfazione, e conseguentemente, la sua fidelizzazione.

Di fronte a questo obiettivo, EL2D aveva in primo luogo l’intenzione di digitalizzare i propri processi d’acquisto. Il sistema di gestione degli acquisti prescelto doveva quindi permettere:

• La convalida automatica degli acquisti
• La tracciabilità degli ordini
• La creazione di un repertorio fornitori centralizzato
• La presa in carico a distanza dell’ordine per i tecnici in mobilità

Il progetto: attuare la soluzione Oxalys per tappe

Il progetto è stato lanciato nel 2011, una volta avvallata la scelta per il software Procure-to-Pay Oxalys. Nel primo cantiere si è attuato un flusso di ordini d’acquisto con delle soglie di impegno spese per i direttori dei lavori.

«Il percorso consisteva nel rafforzamento della tracciabilità degli acquisti e, cantiere per cantiere, nell’automatizzazione gli input analitici, precisa Nicolas Oudot. Volevamo inoltre rendere i nostri direttori dei lavori più autonomi nelle prese in carico degli ordini, e più performanti e reattivi nel quotidiano. Un processo che si rendeva sempre più necessario man mano che la nostra attività veniva orientata principalmente verso i servizi.».

Al fine di agevolare ulteriormente le accettazioni di ordini e di rafforzare l’autonomia dei direttori dei lavori nella loro presa in carico degli ordini, EL2D si è poi servita dei «cataloghi fornitori» del software Procure-to-Pay Oxalys nel 2012.  Questa funzionalità ha permesso di creare un repertorio fornitori nel rispetto della propria politica d’acquisto. «Abbiamo anche potuto creare uno strumento di scaffalatura virtuale nel quale mettiamo in risalto i codici che selezioniamo, prosegue Nicolas Oudot. Questo strumento, assieme al nostro sistema di flusso, permette ai nostri acquirenti di realizzare i propri ordini senza necessitare di un controllo o approvazione a posteriori da parte nostra.  Semplificando il monitoraggio e la convalida delle proprie richieste d’acquisto, come l’accesso alle informazioni utili per convalidare o rifiutare l’acquisto, Oxalys contribuisce al rafforzamento del controllo della catena di approvvigionamento».

Infine, affinché i tecnici e i direttori dei lavori aumentassero la propria efficienza, EL2D ha deciso nel 2016 di digitalizzare l’insieme della propria Supply Chain e di dotarla della soluzione di Mobile procurement di Oxalys.

«In passato, i tecnici o i direttori dei lavori dovevano recarsi dal fornitore o al nostro magazzino di stoccaggio per acquistare e ritirare la merce, aggiunge Nicolas Oudot. Ormai sono dotati di tablet e dell’app di Mobile procurement Oxalys, tramite i quali possono effettuare i loro ordini direttamente dal cantiere, senza attendere che la richiesta arrivi alla sede.»

«Aldilà della sua versione mobile, questa applicazione é inoltre sufficientemente completa e precisa da permettere ai nostri utenti di definire i loro bisogni e far sì che il software, quindi, sia capace di identificarli e reperirli dalle scorte. Abbiamo inoltre assunto degli addetti a consegnare gli ordini direttamente sul posto di lavoro.».

Al tempo stesso, EL2D si è dotata anche della gestione delle scorte Oxalys, al fine di rafforzare la gestione della referenziazione e del riapprovvigionamento.

La prossima tappa per l’azienda consisterà nell’implementare il modulo di posizionamento logistico. «Avremo allora digitalizzato la totalità della nostra Supply Chain, dall’approvvigionamento fino alla gestione degli stock e del posizionamento logistico»

I vantaggi: uno strumento professionale per gli utenti non acquirenti

Ad oggi, EL2D conta fra i propri collaboratori account manager, direttori dei lavori e tecnici, ma nessun acquirente. «Il software di gestione degli acquisti Oxalys e in particolare le soluzioni dedicate ai collaboratori in mobilità sono di facile utilizzo e, a tal fine, adatte ad acquirenti non professionali, constata Nicolas Oudot. Aldilà della sua potenza e della sua ricchezza a livello funzionale, questa soluzione è sia di qualità che pienamente orientata all’utente».

Con Oxalys, EL2D ha digitalizzato la totalità della sua Supply Chain e guadagna così tempo prezioso nei suoi processi di gestione degli ordini e di approvvigionamento dei cantieri.