Gruppo Axian, n°1 delle telecomunicazioni nell’Oceano Indiano, punta su Oxalys per gestire la sua catena di Acquisti nelle sue 25 filiali

Gruppo Axian : Let’s grow together

La storia del gruppo panafricano  Axian è innanzitutto la storia di una famiglia francese di origine indiana, nata sull’isola rossa, che crea negli anni ‘30 un’impresa commeriale destinata a diventare, quasi un secolo più tardi, un gruppo internazionale articolato attorno a 5 industrie con un forte potenziale: le telecomunicazioni con il loro marchio iconico Telma, l’energia con centinaia di stazioni di servizio in Madagascar, l’immobiliare, la banca (in particolare con il mobile banking) e la fintech e open innovation. «Sviluppiamo le nostre attività in Africa perchè contribuiscono a creare crescita e sviluppo, come è successo in Madagascar», spiega Philippe Prodhomme, Direttore finanziario del gruppo all’origine del progetto Oxalys.

«Partecipiamo all’inclusione tecnologica e finanziaria degli abitanti tramite l’intervento su settori strategici come le telecomunicazioni o l’energia, che necessitano di individuare gli obiettivi strategici in materia di Supply Chain, e garantiscono in particolare la reattività e l’integrità nelle nostre relazioni con i fornitori». È per far fronte a una forte crescita che Philippe Prodhomme e il suo team hanno deciso, a metà del 2017, di inoltrare una RFI (Request For Information) al fine di indentificare i potenziali fornitori in grado di consentire all’azienda di far crescere il servizio Acquisti.

L’obiettivo: garantire l’integrità della catena acquisti, dal sourcing al pagamento delle fatture fornitori

L’azienda già si avvale di diversi ERP nelle sue filiali, che dispongono di funzionalità d’Acquisto ma che restano limitate non permettendo di:

• Garantire l’integrità nell’atto di Acquisto,
• Assicurare una grande tracciabilità su tutto il processo,
• Dematerializzare il flusso, ottimizzare i processi di convalida,
• Mettere a disposizione dei fornitori una piattaforma di servizi per comunicare meglio con loro e controllare meglio i flussi di lavoro.

L’idea è quella di disporre, nel tempo, di un data base fornitori condiviso nell’insieme delle filiali, al fine di avere un repertorio comune. Durante la RFI, Philippe e il suo team identificano il potenziale dei software d’Acquisto e uno, in particolare, attira la loro attenzione: Oxalys, che si distingue per la sua maturità e referenze molto convincenti. «Abbiamo visto che potevamo disporre di una copertura funzionale molto più ampia di ciò che immaginavamo per gestire grossi volumi di acquisto (che possono arrivare fino a 50 milioni di euro di acquisti per una sola operazione di telecomunicazioni) e per disporre di un effettivo mezzo di comunicazione con i fornitori» spiega Philippe.

Il progetto: fare del software Oxalys lo strumento centrale di gestione della politica Acquisti

Come precisa Philippe, «ciò che fa la differenza fra Oxalys e gli altri editori, sono la maturità e la comprensione della nostra problematica.». La scelta è stata quindi la soluzione Oxalys e il progetto viene avviato a Marzo 2018. Si pongono allora due questioni importanti: indentificare l’azienda pilota e definire la modalità di funzionamento del software Acquisti con gli ERP esistenti. Se l’interfaccia con l’ERP rappresentava anche un criterio di scelta importante, è vero anche che bisogna definire la modalità di gestione degli Acquisti fra l’ERP e il software d’Acquisto. Philippe interviene rapidamente: «abbiamo fatto la scelta di centralizzare la gestione del nostro processo Acquisti con Oxalys sviluppando un’interfaccia con tutti i nostri ERP, per disporre di una visibilità maggiore.» Il consulente Oxalys organizza allora dei workshop di lavoro con dei team per definire con precisione i bisogni e il software è stato avviato nella filiale TOM (Towerco of Madagascar) del gruppo, leader delle Tower Companies in Madagascar e nell’Oceano Indiano.

Tutti i processi della catena di Acquisti sono stati dematerializzati fino alla fatturazione e il loro riconoscimento automatizzato permette di aumentare la produttività e di fidelizzare i clienti. Philippe sottolinea:

I benefici: un progetto strutturante su tutta la catena di valore

Al momento 6 società e 100 utenti (operatori, acquirenti, contabili e responsabili di servizi) già utilizzano il software tramite un centro di servizi condiviso e i benefici sono già in parte visibili, anche se la visibilità su tutta la catena di valore apportata da Philippe Prodhomme non è ancora completamente terminata:

In pratica, è finito il tempo dei faldoni di documenti da firmare e il rischio che una fattura fornitore venga dimenticata e non sia contabilizzata. I processi sono più affidabili grazie alla grande tracciabilità e l’automatizzazione offerta dalla soluzione Oxalys. Le gare d’appalto sono inoltre più trasparenti grazie alla piattaforma di sourcing concepita per assicurare un «selfcare fornitori» dall’inizio alla fine. Philippe Prodhomme è soddisfatto dei primi risultati e vede già i benefici a lungo termine di tale progetto:

A lungo termine, il software coprirà tutto il processo, dal sourcing e l’integrazione dei fornitori in un database unico, fino alla fatturazione elettronica, garantendo una stretta relazione con i fornitori basata sulla reattività, l’efficacia e la trasparenza. Una visione della supplier relationship sostenuta da Philippe sulla base di un concetto forte:

Le prospettive: verso una visione matura, globale e allineata Finanza & Acquisti

Se il progetto si è sviluppato bene e la collaborazione con Oxalys è stata giudicata «eccellente» dai team, questi ultimi hanno dovuto affrontare qualche reticenza interna: una fase, dopotutto, classica di tutti i progetti di innovazione. « Abbiamo dovuto gestire qualche reticenza interna, dovuta alla paura del cambiamento e a una mancanza di comprensione dei vantaggi di una apposito software d’Acquisto, ma al momento gli utenti sono molto soddisfatti.», spiega Philippe. «Entriamo nella fase 2 dell’implementazione e abbiamo ancora da lavorare in materia di informazione e formazione circa l’interesse della soluzione, al fine di far partecipare i team. Avremo, nel tempo, più di 200 utenti nell’insieme delle filiali ed è importante che l’adesione sia totale.»

Sono previste altre evoluzioni, come l’attivazione della mobilità, con la possibilità di effettuare degli ordini e delle approvazioni da disposivi mobili nei cantieri, la creazione di un sistema di reporting più avanzato, un unico database, uno scoring fornitori avanzato e l’ampliamento a Telma e Jovena, le due filiali più importanti.