NAOS vince la sfida del Procurement con Oxalys

NAOS è un’azienda francese indipendente, leader nella cosmetica a livello internazionale.

Per accompagnare la forte crescita del gruppo, la Direzione Acquisti ha costruito una strategia Acquisti innovativa tradottasi nella creazione, all’inizio del 2017, di un software di e-procurement e di SRM chiamato NAOS Store. Il portale dedicato agli acquisti indiretti è stato pensato per essere accessibile e intuitivo, e si fonda sul software Oxalys.

Una politica d’Acquisto volontaria associata ad una forte partnership e un efficace supporto al cambiamento ha permesso di raggiungere un tasso di adozione vicino all’80% in meno di 6 mesi, così come una crescita significativa della copertura Acquisti. Un progetto condotto in piena espansione dell’ERP e di cui l’innovazione e l’audacia sono state ricompensate dal premio per l’Innovazione del “Trophées des Achats” 2017.

L’azienda crea e produce i suoi prodotti a Aix-en-Provence all’interno dei NAOS Les Laboratoires, struttura che comprende il suo apparato industriale e un centro di ricerca d’avanguardia. Aldilà dei suoi marchi e della loro mission, l’ambizione di NAOS è di diventare un’azienda riconosciuta a livello internazionale per l’originalità e per l’interesse verso le sue iniziative. In controtendenza con le posizioni adottate dalla cosmetica tradizionale, NAOS si è distinta fin dall’inizio mettendo la biologia al cuore della sua innovazione. L’azienda ha dunque sempre messo l’innovazione al centro del proprio sviluppo, un’opzione che ricorre anche nelle sue scelte strategiche in materia di politiche d’Acquisto.

Nel 2016, come in molte società industriali, gli acquisti cosiddetti di produzione erano controllati perché gestiti direttamente nell’ERP. Gli acquisti fuori produzione, al contrario, restavano diffusi e si basavano ancora essenzialmente sui committenti.  Un approccio poco compatibile con le ambizioni dichiarate da Stéphane Faustin-Leybach, Direttore Acquisti NAOS: « Avevamo identificato 5 obiettivi primari in materia di strategia d’Acquisto: la qualità e la protezione dei nostri approvvigionamenti di produzione, la riduzione dei costi, il tasso di servizio, l’etica degli acquisti e, ovviamente, il tasso di copertura. Riguardo a quest’ultimo, è stato chiaro fin da subito che dovessimo attuare una soluzione omogenea per canalizzare tutte le nostre spese legate agli acquisti indiretti, all’interno di uno stesso sistema informativo.»

Il team concepisce allora un Procurement Software accessibile, il cui utilizzo si avvicinerebbe al marketplace BtoC al fine di facilitare l’adozione dello strumento da parte degli utenti. Lancia quindi una consultazione nel corso della quale il software proposto da Oxalys si distingue immediatamente per la sua ergonomia e adattabilità. Il team è anche attratto dalla varietà delle sue funzioni: e-procurement, SRM, portale fornitori, visibilità 360° sui fornitori, gestione delle scorte, dematerializzazione, ecc. Tutte funzionalità che avrebbero dovuto essere integrate in un ERP classico per rispettare le peculiarità operative di NAOS. Un altro criterio che farà la differenza: la possibilità di scegliere fra un modello SaaS o un modello di licenza, la quale è più favorevole per NAOS in un contesto di forte crescita.

L’unico piccolo inconveniente: l’implementazione del software e-Procurement rischia di mobilitare delle risorse interne già occupate nella transizione ERP del gruppo sotto SAP … «Sono arrivato con una soluzione di e-Procurement abbinata a un SRM in pieno GoLive di un ERP, va da sé che non fosse il momento migliore» , ricorsa Stéphane Faustin-Leybach. «Tuttavia, la direzione generale ci ha dato fiducia, e ha appoggiato le nostre scelte. È stata una vera sfida. Non potevamo essere dei pionieri nell’innovazione del prodotto senza disporre di un sistema di informazione elaborato e innovativo! Dovevamo dotarci di un business software per gli Acquisti.»

Si tratta di una sfida importante, e i team Oxalys si sono rivelati preziosi nell’implementazione della soluzione e nella sua personalizzazione, malgrado i tempi molto serrati. «Abbiamo dovuto gestire un periodo di iperattività legato all’implementazione della soluzione Oxalys e del nostro ERP, dato che entrambi i progetti si appoggiavano sulle stesse risorse interne. Abbiamo potuto contare sul direttore del progetto Oxalys che è stato un facilitatore dello sviluppo del progetto stesso, e che spesso è andato aldilà del suo ruolo» precisa Stéphane Faustin-Leybach.

Sono stati svolti dei workshop con degli esperti al fine di configurare una soluzione che fosse il più possibile vicina alle aspettative degli utenti e degli acquirenti. Una volta definite e realizzate le specificità, si è agito per implementare le interfacce con la soluzione SAP, appoggiandosi sui connettori SAP disponibili di default nella soluzione Oxalys, per poter disporre di un sistema totale.

Una volta implementata la soluzione, il suo utilizzo da parte degli utenti sarà molto veloce grazie alla facilità della piattaforma Oxalys, denominata, con l’aiuto degli utenti stessi, NAOS Store. L’accessibilità simile a quella di un sito e-commerce con una centralizzazione degli articoli disponibili e un carrello, ha reso più facile l’attivazione di uno strumento spesso percepito come “familiare” da parte degli utenti. Una soluzione più semplice e veloce, come testimonia Céline Michel, Responsabile Formulazione ed utente abituale del software: Prima, lavoravamo su file Excel. Dovevamo contattare la contabilità per avere un numero di ordine, poi stampare e far firmare l’ordine d’acquisto dal nostro responsabile, prima di inviarlo al fornitore e alla contabilità. Ora passiamo l’ordine direttamente tramite il software Oxalys, la convalida viene effettuata sul portale e viene inviato il tutto al fornitore. Gli utenti ne hanno guadagnato in autonomia, facilità ed efficacia e i processi d’Acquisto sono stati resi più fluidi e sicuri.

«Abbiamo puntato sulla comunicazione interna affinché gli utenti aderissero e fossero coinvolti nel progetto», sottolinea Lucas Chiron, Incaricato della missione Acquisti. «Innanzitutto, hanno scelto loro stessi il nome ( NAOS Store). Abbiamo poi instaurato una comunicazione regolare e come in tutti i progetti, c’è stato bisogno di formazione e di incontri di sensibilizzazione.» La comunicazione rivolta agli utenti è stata realizzata regolarmente dall’inizio, sotto forma di newsletter video, ludiche e formative, molto apprezzate dai futuri utenti. Un percorso che ha portato i suoi frutti, visto che la soluzione è stata adottata, in meno di 6 mesi, all’incirca dall’80% degli utenti interessati, se ne rallegra Stéphane Faustin-Leybach: « L’accessibilità del software e il nostro percorso che ha seguito il cambiamento hanno concorso al raggiungimento di uno dei nostri maggiori obiettivi, ovvero la copertura Acquisti. Puntiamo alla copertura completa degli acquisti indiretti nei prossimi mesi e già prevediamo di integrare nuove funzionalità, anche se siamo ancora in fase di implementazione. Siamo pienamente soddisfatti di questo progetto e di questo prodotto in linea con i nostri valori, in primis l’innovazione. Si può dire che il progetto NAOS Store ne è un perfetto esempio!» Il team Acquisti prevede di continuare su questa strada con l’integrazione di nuovi siti e l’implementazione di nuovi moduli per disporre di una visione a 360° dei fornitori, di una gestione delle scorte, della dematerializzazione del trattamento delle fatture e degli strumenti di BI.  Molte prospettive che hanno potuto essere pianificate grazie ad una collaborazione di fiducia stabilita sin dall’inizio con l’editor Oxalys, garanzia reale della riuscita del progetto.