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La testimonianza dei nostri clienti
Grazie a Oxalys, il gruppo F2J Industry ottimizza la gestione della catena Procure-to-Pay
Jean-Baptiste Collin
Responsabile acquisti – F2J Industry
- Settore : Industria manifatturiera
- 150 milioni € di fatturato nel 2021
- 1 500 dipendenti
- Sedi : 8 siti in Francia, Polonia e Sudamerica
The challenges
Have a comprehensive view of indirect procurement
Optimise the management of low value-added purchases
Rationalise the number of suppliers to benefit from better procurement conditions
Automate reconciliation of supplier invoices
Limit discrepancies between purchase orders and invoices
Reduce supplier disputes
The solution
Gradual digitalisation of the Procureto-Pay process
RFx and tenders
Contracts and agreements
e-Procurement & Mobile Procurement
Supplier portal
Integration with ERP
The benefits
Reduced purchase order processing times
40% reduction in the supplier invoice processing
Cost optimisation
Accounting teams are refocused on their core business
A solution that complies with e-invoicing regulations in 2024
F2J Industry è un gruppo industriale specializzato in vari settori della subfornitura automobilistica.
Fondata nel 2016 e di proprietà di azionisti francesi, F2J Industry registra un fatturato di 150 milioni nel 2021 e impiega oltre 1.500 dipendenti in otto diversi siti in Europa (segnatamente in Francia e Polonia), oltre che in Sudamerica.
Il gruppo è costituito da un gruppo di aziende, tutte delle dimensioni di una PMI, nate dall’acquisizione di attività di grandi gruppi come Valéo, Fiat, Caterpillar e altri.
Per ogni attività acquisita, F2J Industry effettua un «turnaround», riorganizzando l’entità per migliorare o rafforzare la sua redditività. Questa strategia si basa in particolare sulla digitalizzazione di tutti i processi di acquisto del gruppo e delle sue differenti unità.
Grazie a questa soluzione, possiamo finalmente affrontare con serenità il passaggio alla fatturazione elettronica. Consentendoci di dematerializzare le nostre fatture ora, anticipiamo l’obbligo di passare alla fatturazione elettronica e saremo quindi pronti quando la scadenza arriverà nel 2024, proprio perché Oxalys ha assunto l’impegno di rispettare questa normativa.
F2J Industry è un protagonista globale nel settore dei subappalti per il trasporto terrestre, in vari campi di attività distribuiti in otto strutture in Europa (in particolare in Francia e Polonia) e in Sudamerica.
Per ottenere i nostri obiettivi di redditività, occorreva centralizzare e ristrutturare digitalmente l’intera catena del valore Procure-to-Pay. Abbiamo quindi deciso di ripensare completamente la nostra visione degli acquisti e implementare un nuovo sistema informatico e una soluzione di e-procurement.
Le sfide: ottimizzare l’intera catena del valore legata agli acquisti, dall’ordine alla fattura
Nel gruppo F2J Industry, ognuno dei suoi 8 siti dispone di una divisione acquisti, tutte sotto l’egida del Dipartimento Acquisti del Gruppo. Gli acquisti vengono effettuati per vari reparti dell’azienda, dalla produzione, alla contabilità, alle risorse umane. Per via di questa organizzazione decentrata, F2J Industry non aveva una visione globale dei suoi acquisti indiretti, che venivano effettuati giorno per giorno e caso per caso.
Alcuni degli acquirenti di F2J Industry, inoltre, si dedicavano ad acquisti ricorrenti di prodotti per i quali il gruppo non aveva stipulato un contratto. F2J Industry aveva quindi bisogno di ottimizzare la gestione degli acquisti a ridotto valore aggiunto.
Il gruppo aveva anche un problema di numero di fornitori attivi, che voleva razionalizzare per guadagnare efficienza e beneficiare di migliori condizioni di acquisto.
Per quanto riguarda la fatturazione, F2J Industry intendeva automatizzare la riconciliazione e limitare le differenze tra ordini di acquisto e fatture, al fine di risparmiare tempo e ridurre le controversie.
«Per soddisfare i nostri obiettivi di redditività, dovevamo centralizzare e avviare la trasformazione digitale dell’intera catena di valore Procure-to-Pay», spiega Jean-Baptiste Collin, responsabile degli acquisti di F2J Industry. Abbiamo quindi deciso di ripensare completamente la nostra visione degli acquisti e di adottare un nuovo sistema informativo nonché una soluzione di e-procurement».
Un progetto che il Gruppo ha deciso di avviare nel 2018.
Avere una soluzione integrata per gestire tutti i nostri processi Procure-to-Pay, come la soluzione proposta da Oxalys, è stato un fattore determinante nella nostra decisione.
Il progetto: un’implementazione progressiva della soluzione Oxalys
Nel corso di questo progetto, F2J Industry ha indetto una gara d’appalto per la scelta di una soluzione e-procurement per digitalizzare i suoi processi di acquisto, basandosi su molteplici criteri. La scelta è caduta sulla soluzione proposta da Oxalys. «Cercavamo una soluzione adeguatamente ergonomica e intuitiva, in modo che anche i nostri utenti che non sono acquirenti potessero effettuare i loro ordini, continua Jean-Baptiste Collin. Anche il budget e il programma di implementazione proposto dall’editore sono stati fattori importan2 ti nella scelta. La soluzione Oxalys soddisfaceva tutti questi criteri principali. Inoltre, sebbene la dematerializzazione delle fatture fosse un secondo step del nostro progetto, avere una soluzione integrata per gestire tutti i nostri processi Procure-to-Pay, come la soluzione proposta da Oxalys, è stato un fattore determinante nella nostra decisione».
F2J Industry ha avviato una revisione dei processi di gestione degli ordini implementandoli in un primo sito in Francia. «Ha funzionato così bene che molto rapidamente li abbiamo duplicati e standardizzati sugli altri siti», aggiunge Jean-Baptiste Collin
Il modulo di dematerializzazione delle fatture è stato implementato nel giro di un anno.
Il nostro risparmio in termini assoluti è stato pari al 40% del tempo dedicato al processo di fatturazione dei fornitori.
I vantaggi: una soluzione intuitiva per ottenere risultati rapidamente quantificabili
I vantaggi della digitalizzazione dei processi di acquisto non si sono fatti attendere «Grazie alla dematerializzazione delle nostre richieste di approvvigionamento indiretto, ora possiamo far fronte all’aumento del volume degli acquisti, con lo stesso numero di dipendenti, e velocizzare i processi, aggiunge Jean-Baptiste Collin. Con alcuni dei nostri fornitori abbiamo risparmiato fino a tre giorni nell’elaborazione degli ordini. Abbiamo anche ridotto il nostro portafoglio fornitori, dando la priorità a quelli più attivi, il che ci ha permesso di negoziare i prezzi e i tempi di consegna con loro, abbattendo così i nostri costi.»
La dematerializzazione delle fatture dei fornitori è stata realizzata in una seconda fase per consentire a F2J Industry di ridurre i tempi di elaborazione in questo settore, soprattutto per la riconciliazione degli ordini con le fatture. Questi vantaggi sono stati tanto più importanti in quanto la soluzione Oxalys è stata integrata con il sistema ERP di F2J Industry già esistente. «Abbiamo risparmiato quasi il 40% del tempo dedicato all’elaborazione delle fatture fornitori, continua Jean-Baptiste Collin. Tempo che i dipartimenti contabili di F2J Industry destinano ora all’analisi e riduzione delle discrepanze tra ordini e fatture, oltre che alla risoluzione delle controversie».
Attualmente, F2J continua ad estendere progressivamente l’implementazione della soluzione in tutti i suoi siti.
