Riuscire nella digitalizzazione degli acquisti con l’E-procurement.
Riuscire nella digitalizzazione degli acquisti con l’eProcurement
Perché digitalizzare gli acquisti? Una trasformazione indispensabile
La digitalizzazione degli acquisti è molto più di una semplice conversione di documenti fisici in formati digitali. Rappresenta una trasformazione completa dei processi di acquisto grazie all’utilizzo di tecnologie digitali per automatizzare, razionalizzare e ottimizzare ogni fase del ciclo di acquisto. Ciò include la ricerca di fornitori, l’emissione degli ordini, la gestione delle relazioni con i fornitori e il pagamento delle fatture, tutto integrato in sistemi informativi avanzati.
Scopri le funzionalità di una soluzione di eProcurement
I vantaggi dell’eProcurement
- Automazione dei processi: L’eProcurement consente di automatizzare compiti ripetitivi, liberando così tempo per i team affinché si concentrino su attività a maggiore valore aggiunto.
- Piattaforme online: Utilizzo di piattaforme per gestire i cataloghi di prodotti e servizi, confrontare le offerte ed effettuare acquisti online.
- Sistemi di gestione delle relazioni con i fornitori: Miglioramento della comunicazione e della collaborazione con i fornitori.
- Gestione elettronica dei documenti : Archiviazione e gestione elettronica di contratti, ordini di acquisto e fatture.
- Processi di validazione elettronica: Riduzione degli errori e garanzia della conformità dei processi.
- Integrazione con i sistemi ERP: Maggiore visibilità e tracciabilità delle spese, integrazione fluida con i sistemi di gestione dell’azienda.
Le migliori pratiche per riuscire nella digitalizzazione degli acquisti
Implementare al ritmo giusto
L’implementazione dell’eProcurement deve avvenire progressivamente, in base alla maturità della funzione Acquisti nell’azienda. Ecco le fasi chiave:
- Politica globale degli Acquisti: Strutturare una politica degli Acquisti con un team dedicato e un sistema informativo degli Acquisti.
- Ottimizzazione della politica degli Acquisti: Riconoscere e generalizzare l’approccio degli Acquisti.
- Gestione della funzione degli Acquisti: Integrare soluzioni di e-sourcing e di reporting.
- Performance degli Acquisti: Utilizzare strumenti di gestione del progetto e un portale collaborativo per condividere e pilotare le performance.
Scegliere una soluzione adatta
È fondamentale selezionare una soluzione di eProcurement che corrisponda al volume e alla maturità degli acquisti dell’azienda, e che rispetti i vincoli tecnici, funzionali e di bilancio. La soluzione deve essere evolutiva, integrando le ultime tecnologie e normative, e agile per un’integrazione fluida con il sistema informativo esistente.
Assicurare la sicurezza e la conformità
La soluzione deve essere altamente configurabile per garantire il deployment sicuro e la conformità con le normative vigenti. Un software di gestione degli acquisti consente di monitorare le informazioni legali dei fornitori, riducendo così i rischi di non conformità.
Migliorare la collaborazione con i fornitori
Un software di e-procurement facilita la comunicazione con i fornitori, permettendo loro di seguire lo stato delle loro fatture, ricevere richieste di preventivo e inviare offerte commerciali. Ciò rafforza la fiducia e la collaborazione.
Ottenere il sostegno della direzione
Il sostegno della direzione è cruciale per il successo della trasformazione digitale degli acquisti. Presentare un business case solido, con esempi di benefici tangibili e analisi di redditività, può aiutare a ottenere il budget e il supporto necessari.
Coinvolgere il reparto IT
Fin dall’inizio, è importante coinvolgere il reparto IT per garantire un’integrazione tecnologica di successo e ottimizzare le possibilità di deployment delle tecnologie desiderate.
I benefici della digitalizzazione degli acquisti
- Produttività e motivazione: La digitalizzazione degli acquisti consente di aumentare la produttività liberando i team dai compiti ripetitivi: ad esempio, un’azienda che integra una soluzione di e-procurement può ridurre il tempo dedicato alla gestione delle fatture fornitori del 40%.
- Visibilità e controllo: L’eProcurement offre una tracciabilità completa delle operazioni e un accesso in tempo reale ai dati, garantendo così una migliore visibilità e controllo dei processi di acquisto.
- Riduzione dei costi: La digitalizzazione degli acquisti consente di modernizzare la catena di approvvigionamento, ridurre i costi e migliorare la gestione delle risorse, contribuendo così a efficientare processi e performance.
Conclusione
La digitalizzazione degli acquisti, tramite soluzioni di eProcurement e di procure-to-pay, è una risposta alle sfide attuali dei team Acquisti. Permette di migliorare l’efficienza, ridurre i costi e rafforzare la collaborazione con i fornitori. Seguendo le migliori pratiche descritte sopra, le aziende possono riuscire nella loro trasformazione digitale e trarre pieno vantaggio dai benefici dell’eProcurement.
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Dal Team Oxalys
