Negli ultimi anni, l’elaborazione di procurement strategies aziendali ha subito una drastica trasformazione. Lo stesso si può dire del ruolo del procurement, da prevalentemente tattico e operativo a un fattore strategico essenziale per il raggiungimento degli obiettivi di business. 

Infatti, tradizionalmente il procurement aveva un approccio reattivo alle esigenze dell’azienda, e si concentrava sull’acquisto di beni e servizi al minor costo possibile. Oggi, invece, il procurement assume un ruolo proattivo, collaborando strettamente con altre funzioni e contribuendo alla definizione delle strategie aziendali. Questo cambiamento ha contribuito a dare una maggiore importanza al concetto di innovazione, alla creazione del valore e alla gestione efficace delle relazioni con i fornitori.

Ecco perché, per portare l’azienda al successo, oggi è necessario non soltanto sviluppare nuove competenze: il cambiamento richiesto è più ampio, sia a livello organizzativo che culturale.

Cultura aziendale: una definizione 

Prima di vedere quale trasformazione è richiesta oggi alle aziende per raggiungere tutti i propri obiettivi di business, facciamo un passo indietro e cerchiamo di capire nel dettaglio che cosa si intende con il termine di cultura aziendale. 

La cultura aziendale è quell’insieme di caratteristiche, attitudini, valori e politiche interne che rende un’organizzazione unica. 

Nell’epoca della digitalizzazione, la cultura organizzativa ha un ruolo chiave nel dare una risposta concreta alle nuove esigenze del mercato. Non è un caso che siano sempre di più le aziende consapevoli che le dinamiche interne che negli anni hanno funzionato e portato valore, adesso non sono più così efficaci. Oggi per un’azienda non è centrale soltanto la figura del top leader, ma dell’organizzazione nell’insieme e del suo percepito.

Per avere (o mantenere) un vantaggio competitivo sul mercato, è quindi necessario capire come evolvere la propria cultura aziendale. Tuttavia, il cambiamento non è così facile. Vediamo insieme perché con un focus nell’ambito Procurement. 

Procurement: difficoltà nel processo di cambiamento aziendale  

Nonostante oggi sia fondamentale un cambiamento nell’ambito del procurement al fine di creare valore e migliorare l’efficienza aziendale, attuare il cambiamento non è così semplice. 

Ecco quali sono le principali difficoltà che oggi incontrano le aziende nel processo di cambiamento. 

Resistenza interna al cambiamento

Molti manager e dipendenti temono che introdurre un cambiamento interno in sostituzione a pratiche consolidate nel tempo possa portare in azienda solo incertezza. Tuttavia, se si vogliono ottenere risultati migliori, occorre adottare nuove tecnologie e procedere verso una vera e propria trasformazione della cultura aziendale. 

Per superare questa sfida è importante elaborare delle strategie di change management che siano efficaci, coinvolgere i dipendenti e tenere una comunicazione chiara e trasparente. 

Mancanza di competenze digitali interne

La progettazione di Procurement Strategies richiede conoscenze tecnologiche avanzate, che non sempre sono presenti all’interno di un’azienda. L’adozione di strumenti di automazione e di e-procurement deve essere sponsorizzata e sostenuta da un project leader in grado di spiegare internamente e sfruttare al massimo il potenziale delle nuove soluzioni. Ecco perché la comunicazione interna e la formazione continua di competenze digitali è un elemento essenziale, quanto necessario, per il successo del cambiamento.

Difficoltà nel dimostrare il ROI della digitalizzazione

Misurare il ROI (Ritorno sull’Investimento) delle nuove strategie digitali può essere non soltanto un’operazione molto complessa, ma comportare anche un rallentamento del processo decisionale e dell’adozione delle innovazioni. 

Dimostrare il ritorno sugli investimenti richiede metriche chiare, analisi dettagliate e un monitoraggio costante dei risultati ottenuti. Tuttavia, molte aziende faticano a sviluppare KPI efficaci che dimostrino il valore aggiunto derivante dalla digitalizzazione del procurement, ostacolando il supporto da parte del top management.

Per sapere come realizzare un’efficace analisi delle performance della gestione acquisti, ti consigliamo di leggere l’approfondimento KPI Acquisti: Analisi delle Performance per una gestione acquisti efficace. 

Complessità nella gestione dei fornitori

L’aumento del numero di relazioni con i fornitori rende più difficile monitorare fattori chiave quali la sostenibilità, la compliance e la qualità degli approvvigionamenti. Come azienda, devi quotidianamente affrontare sfide legate alla trasparenza delle supply chain, alla valutazione delle performance dei fornitori e alla mitigazione dei rischi legati a eventuali interruzioni nelle forniture. Questo, anziché essere un ostacolo al change management deve essere considerato come una leva: per gestire in maniera efficace la molteplicità delle informazioni testuali e documentali dei fornitori occorre un tool dedicato.

Implementare strumenti di vendor management system (VMS o SRM) può semplificare questa complessa gestione, migliorando la visibilità e il controllo sugli stakeholder coinvolti.

Integrazione con i sistemi aziendali esistenti

Altro ostacolo al cambiamento: il timore che i tool non siano perfettamente integrati all’infrastruttura interna e che possano rimanere silos scollegati e frammentati. Per evitare problemi di interoperabilità, l’adozione di nuove soluzioni deve essere compatibile con le piattaforme già utilizzate in azienda. Molte aziende usano sistemi ERP o software legacy datati e obsoleti che non si collegano facilmente con le tecnologie più moderne, rendendo l’integrazione un’operazione e una spesa importante. 

Oxalys tuttavia ha una lunga esperienza di integrazione del proprio software e garantisce un’implementazione rapida con gli ERP più diffusi: SAP, Oracle, BC, Sage, Cegid, Anael, Microsoft, People Soft, AS400, Infor LN, Mago, etc.

L’importanza di avviare un cambiamento culturale a sostegno del Procurement

Evolvere la cultura aziendale richiede tempo e impegno. Inoltre, richiede che il top management ne sia il principale ambasciatore: ad esso è affidato il ruolo di guidare l’azienda verso il cambiamento e verso un nuovo tipo  di cultura che permetta di essere al passo con la trasformazione digitale e raggiungere gli obiettivi di business prefissati. 

Infine, una buona cultura deve adattarsi ai cambiamenti dell’ambiente aziendale e anticiparli. In sostanza, deve essere pronta a cambiare le regole del gioco prima di essere travolta dai cambiamenti.

Procurement Strategies: come iniziare a strutturare una strategia efficace 

Migliorare la relazione con i fornitori, la sostenibilità della catena di fornitura e la gestione del procurement, richiede un approccio integrato che sia in grado di coniugare processi ottimizzati, tecnologie avanzate e pratiche sostenibili. Per farlo è necessario strutturare delle procurement strategies efficaci e che si basano su questi tre step fondamentali: 

1. Analisi della situazione attuale: costi, processi esistenti, esigenze migliorative, fornitori attualmente attivi. Dopodiché bisogna individuare i punti di forza, le aree deboli, le opportunità ed i rischi; 
2. Definizione degli obiettivi: risultati che si desiderano ottenere, ad esempio una maggiore attenzione alla sostenibilità, un miglioramento delle relazioni con i fornitori, una riduzione dei costi;
3. Sviluppo di strategie funzionali al raggiungimento dei risultati desiderati e in ogni fase del procurement: sourcing, negoziazione, contrattualizzazione, gestione RdA/Ordini, valutazione delle performance dei fornitori e molto altro. 

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