In un mondo in cui l’efficienza e l’ottimizzazione dei costi sono al centro delle preoccupazioni aziendali, il processo Procure to Pay (P2P) si delinea come una strategia essenziale per massimizzare le prestazioni operative. 

In questo articolo esploriamo nel dettaglio il concetto di Procure to Pay, analizzando ogni fase di questo processo e le soluzioni innovative che permettono di ottimizzarlo e gestirlo al meglio.

Che cosa si intende con il termine P2P Procure To Pay?

Il Procure to Pay (o P2P) rappresenta il ciclo completo di acquisto di un’azienda, dalla richiesta di acquisto iniziale al pagamento finale della fattura del fornitore. Nel dettaglio, il processo comprende: 

• ricerca dei fornitori;
• richiesta di acquisto;
• gestione degli ordini;
• ricezione;
• fatturazione. 

Integrando soluzioni tecnologiche avanzate, come quelle proposte da eccellenze internazionali come Oxalys, il Procure-to-Pay diventa non solo più efficiente ma anche più strategico, consentendo una gestione ottimale degli stock e offrendo funzionalità da mobile per una gestione agile e a distanza.

Procure to Pay: come funziona

Il processo si articola in diverse fasi chiave:

1. Inizio del processo di acquisto: presentazione di una richiesta di acquisto, da parte dei dipendenti, effettuata con apposita applicazione digitale,
2. Approvazione e selezione dei fornitori: ogni richiesta di acquisto passa attraverso un rigoroso processo di approvazione che è configurato secondo le esigenze interne all’azienda, per poi procedere alla selezione dei fornitori,
3. Emissione ordine e ricezione merce: viene emesso un ordine ufficiale e inviato al fornitore. La ricezione della merce è gestita grazie a un sistema automatizzato,
4. Fatturazione e approvazione: la fattura inviata dal fornitore è sottoposta anch’essa a un processo di approvazione per verificarne l’accuratezza,
5. Pagamento: viene effettuato secondo il metodo scelto, privilegiando l’automazione per ridurre gli errori e accelerare il processo.

Tutti i vantaggi di una soluzione Procure to Pay 

• Efficienza operativa: l’automazione del processo Procure-to-Pay, dalla richiesta di acquisto iniziale al pagamento finale, riduce i tempi e minimizza gli errori, migliorando l’efficienza operativa;
• Riduzione dei costi: ottimizzando i processi di acquisto, il Procure-to-Pay aiuta a ridurre i costi legati alle operazioni manuali e agli errori di inserimento, permettendo una migliore negoziazione delle tariffe con i fornitori;
• Miglioramento della gestione dei fornitori: facilita la relazione con i fornitori, portando a una comunicazione più solida e a cicli di ordine più efficienti;
• Crescita delle competenze dei team: liberati dalle attività amministrative e ripetitive, i team della tua azienda possono concentrarsi su iniziative strategiche, migliorando così la loro expertise e contribuendo all’innovazione all’interno dell’organizzazione.

Come migliorare la gestione dei fornitori con una soluzione Procure-to-Pay

• Integrazione dei cataloghi digitali: l’azienda può integrare direttamente i cataloghi dei suoi fornitori principali nel proprio sistema di acquisto, permettendo agli acquirenti di confrontare facilmente offerte e prezzi, garantire la conformità dei prodotti e ridurre il tempo dedicato alla ricerca dei fornitori;
• Automazione degli ordini ricorrenti: permette di automatizzare gli ordini ricorrenti dei fornitori. Grazie a questa automazione, gli ordini sono attivati in base ai livelli di stock, garantendo una gestione ottimale degli inventari e riducendo i rischi legati a una mala gestione degli stock;
• Valutazione e monitoraggio delle performance: valutando regolarmente le forniture, i tempi di consegna e la reattività dei fornitori, l’azienda può identificare e privilegiare i partner più affidabili, migliorando così la qualità dei propri progetti;
• Negoziazioni basate sui dati: grazie alla centralizzazione dei dati di acquisto e all’analisi delle spese fornite dalla soluzione Procure-to-Pay, è possibile condurre negoziazioni con i fornitori basate sui dati. Dimostrando il volume degli acquisti e la loro fedeltà, è possibile ottenere condizioni più vantaggiose e sconti significativi.

Come scegliere la soluzione perfetta per la tua azienda

Per trasformare il processo di acquisto della tua azienda è importante scegliere la giusta soluzione Procure-to-Pay. Per farlo è essenziale considerare fattori come: 

• facilità di implementazione;
• supporto e formazione offerti;
• automazione dei flussi di lavoro;
• capacità di reporting.

La soluzione scelta deve essere in grado di offrire alla tua azienda un’esperienza utente intuitiva, favorire la collaborazione tra gli utenti e integrarsi armoniosamente con il sistema informativo esistente, permettendo al contempo una gestione mobile per una flessibilità massima.

Semplifica e controlla i tuoi processi d’acquisto con Oxalys 

Oggi il Procure to Pay è al centro della trasformazione digitale delle aziende. Adottando una soluzione adeguata, le aziende possono non soltanto ottenere importanti risparmi (sia in termini economici che di tempo), ma anche rafforzare le loro relazioni con i fornitori e permettere ai loro team di raggiungere nuovi livelli di performance.

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