L’efficacia dei processi di acquisto è un fattore critico per il successo di un’azienda, indipendentemente dal settore di attività o dalle sue dimensioni. Un processo di acquisto ben gestito può non solo ridurre i costi e i tempi, ma anche migliorare la qualità dei beni e servizi acquisiti. 

Ma come accelerare e ottimizzare questo processo?

In questo articolo esploreremo alcune strategie e suggerimenti per migliorare il tuo processo di acquisto, dall’identificazione delle esigenze alla contrattualizzazione, passando per la selezione dei fornitori, mettendo in evidenza l’importanza della gestione degli acquisti.

Perché implementare processi di acquisto nell’azienda

Ad oggi sono ancora tante le aziende che hanno difficoltà nel mettere in atto un processo di acquisto formalizzato e convalidato. Tuttavia, è fondamentale per una corretta organizzazione e ottimizzazione di tempo e risorse.  

Gli acquisti manuali che vengono realizzati senza il supporto di una chiara direzione e strategia, possono rivelarsi invece fonte di sprechi. In particolare, la mancanza di una negoziazione efficace con i fornitori potrebbe comportare per l’azienda una cattiva gestione delle risorse e un aumento dei costi di approvvigionamento.

A titolo di esempio, una cattiva gestione dei processi di acquisto avrà alcune importanti ripercussioni, quali:

• mancato pagamento nei tempi stabiliti (con la conseguenza di dover emettere nuova fattura e pagare penali); 
• ritardi nella consegna;
• acquisti ridondanti.

Definire un chiaro processo di acquisto consente al tuo team di avere tutte le informazioni necessarie per sviluppare una strategia aziendale. 

Come? Contattaci per scoprire le soluzioni pensate da Oxalys per semplificare la digitalizzazione di acquisti e spese.  

Strategie efficaci per i tuoi processi di acquisto 

Vediamo alcune delle principali strategie per i tuoi processi di acquisto: 

Definire chiaramente le vostre esigenze

La prima fase per accelerare il tuo processo di acquisto è definire chiaramente le vostre esigenze. Più le richieste sono precise e dettagliate, più sarà facile per il tuo team del reparto acquisti trovare i fornitori appropriati e prendere decisioni rapidamente. Se necessario, utilizza anche strumenti di gestione acquisti per monitorare e dare priorità alle tue esigenze in base alla loro urgenza e importanza.

Automatizzare le attività ripetitive

L’automazione è un mezzo efficace per accelerare i processi di acquisto, riducendo le attività manuali e ripetitive. I sistemi informativi per gli acquisti offrono funzionalità di automazione per: 

• la creazione di richieste di acquisto;
• la gestione fornitori;
• il confronto delle offerte;
• la generazione di report. 

Automatizzando questi processi puoi risparmiare tempo, ridurre gli errori e accelerare le decisioni.

Utilizzare strumenti di analisi dei dati

I dati giocano un ruolo cruciale nel processo di acquisto. Utilizzando strumenti di analisi dei dati, puoi identificare le tendenze di acquisto, valutare le prestazioni dei fornitori e individuare le opportunità di ottimizzazione. I sistemi informativi per gli acquisti offrono funzionalità di analisi dei dati integrate, consentendo di prendere decisioni informate e di ottimizzare il vostro processo di acquisto in base ai dati in tempo reale.

Implementare processi di validazione e approvazione efficaci

I processi di validazione e approvazione sono essenziali per garantire la conformità e la trasparenza nel processo di acquisto. Implementando flussi di lavoro automatizzati di validazione e approvazione, puoi accelerare le decisioni di acquisto assicurando sempre il rispetto delle politiche e delle normative interne. I sistemi informativi per gli acquisti offrono funzionalità di workflow personalizzabili, permettendoti di configurare processi di approvazione adattati a tutte le tue esigenze specifiche.

Monitorare e valutare le prestazioni

Una volta ottimizzato il processo di acquisto, è essenziale monitorare e valutare le sue prestazioni per individuare le aree da migliorare. Utilizzate strumenti di monitoraggio degli indicatori di performance chiave (KPI) per misurare l’efficacia del vostro processo di acquisto e individuare i potenziali colli di bottiglia. Analizzando regolarmente i dati sulle prestazioni, puoi apportare miglioramenti continui per mantenere un processo di acquisto efficace ed efficiente.

Con Oxalys puoi collegare la tua dashboard acquisti al tuo software di business intelligence, esportare facilmente i dati su Excel e creare delle dashboard dinamiche. 

Ricerca e selezione dei fornitori

Ottimizzare la procedura di sourcing dei fornitori è essenziale per:

• ottenere una panoramica completa e dettagliata delle attuali condizioni di mercato per servizi e prodotti di tuo interesse;
• facilitare poi il processo di negoziazione;
• avere un approccio improntato sulla qualità di servizi e prodotti.

Con il software Oxalys puoi migliorare la comunicazione con i tuoi fornitori, semplificare la gestione delle gare d’appalto e condividere con loro tutta la documentazione.  

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