Per il successo organizzativo di un’azienda, l’efficienza del reparto acquisti è un fattore cruciale. Misurare le KPI acquisti vuol dire monitorare aspetti fondamentali per il raggiungimento degli obiettivi di business, quali il rispetto dei tempi di consegna, la qualità dei fornitori, il controllo dei costi e l’efficacia delle negoziazioni. 

Un’analisi approfondita di questi indicatori non soltanto può offrire alla tua azienda una visione chiara dell’efficienza operativa, ma ti consente anche di identificare aree di miglioramento strategiche, per ottimizzare i costi e migliorare i rapporti con i fornitori. 

In questo articolo vediamo l’importanza dell’analisi delle performance nella gestione acquisti, i principali indicatori da monitorare e le best practice per analizzare in modo efficace le kpi.

Cosa si intende per KPI?

I Key Performance Indicator (KPI) del Procurement sono metriche di misurazione che ti aiutano a capire l’efficacia della tua gestione acquisti. Queste metriche contribuiscono a capire come la tua azienda gestisce costi, qualità e tempi. 

In particolare, quando si tratta di impostare le kpi acquisti, è importante considerare alcuni aspetti, quali:

• modello aziendale;
• dimensione e posizione dell’azienda;
• requisiti di conformità;
• budget.

La scelta dei KPI procurement può variare a seconda di questi 5 parametri. L’errore più frequente è quello di pensare che si tratti di una soluzione unica, quando in realtà l’approccio dovrebbe essere improntato alla personalizzazione. Per questo motivo, il nostro consiglio è quello di optare per un software di gestioni acquisti che ti permette di personalizzare la dashboard dei kpi sulla base delle tue reali esigenze e degli obiettivi aziendali, proprio come la soluzione offerta da Oxalys. 

Perché misurare la performance di acquisto?

Misurare le performance d’acquisto è utile per definire come e dove migliorare il processo acquisti. Per poter misurare il KPI acquisti, è importante uniformare i propri metodi e gli indicatori di performance scelti. 

Con la misurazione nel tempo degli indicatori di performance stabiliti, sarà più facile analizzare il progresso di questi ultimi su un periodo più o meno lungo.

KPI Acquisti indispensabili per l’approvvigionamento

Anche se la strategia di approvvigionamento dovrebbe essere personalizzata sulla base dei 5 parametri visti, abbiamo individuato alcuni KPI acquisti essenziali per un team approvvigionamento.  

1. Numero di fornitori: consente di monitorare il numero di fornitori attivi e il grado di dipendenza da ciascuno di essi. Avere troppi fornitori potrebbe essere non redditizio come si pensa, mentre avere un solo fornitore crea uno stretto legame di dipendenza ma potrebbe comportare problemi in caso di emergenza. Un software gestione acquisti che ti fornisce una panoramica completa, ti consente di ovviare a qualsiasi problematica e di capire qual è la soluzione più efficace per te e la tua azienda;
2. Costo e riduzione dei costi di acquisto: analizzare i costi associati agli ordini e ottimizzare la spesa sono passaggi chiave per ottenere risparmi tangibili e migliorare la sostenibilità economica delle operazioni;
3. Valutazione della qualità dei fornitori: si tratta di un KPI che valuta la qualità complessiva del servizio fornito. Analizzare aspetti quali reattività, qualità del prodotto/servizio e puntualità permette di identificare i fornitori più affidabili e di ridurre i rischi;
4. Lead time e ciclo dell’ordine: il lead time misura il tempo necessario al fornitore per consegnare i prodotti, mentre il ciclo dell’ordine valuta l’intero processo, dalla richiesta alla ricezione. Ridurre queste tempistiche aiuta a rispondere rapidamente alle diverse esigenze di mercato;
5. Tasso di conformità: indica il grado di conformità dei fornitori agli standard contrattuali e legali, essenziale per una gestione sicura. Un KPI di conformità basso può portare a costi extra e problematiche di approvvigionamento. 

Questi KPI costituiscono una base solida non soltanto per migliorare la gestione acquisti e ottimizzare i costi, ma anche per costruire relazioni di valore con i fornitori.

Monitora gli indicatori di acquisto con il software Oxalys

Lo studio dei KPI acquisti ti aiuta ad ottimizzare i costi e a rispettare gli standard definiti per i tuoi processi d’acquisto. 

La dashboard acquisti Oxalys ti permette di consultare l’attività degli acquirenti sul software. Puoi configurare le dashboard sulla base della sfera di responsabilità di ognuno o creare dei KPI personalizzati secondo gli indicatori di performance che vuoi analizzare.

Analizza la performance dei fornitori secondo dei criteri standardizzati o personalizzati (rispetto dei contratti, termini, qualità prodotto e molto altro) direttamente dalla tua dashboard acquisti. 

Vorresti parlarci del tuo progetto, hai bisogno di informazioni o di una dimostrazione? Contattaci subito! Il nostro team di esperti è pronto a darti tutto il supporto di cui hai bisogno.