L’ottimizzazione della gestione contratti è un aspetto fondamentale per ogni azienda che vuole massimizzare i propri guadagni. Grazie a questa operazione di ottimizzazione, l’intera attività aziendale diventa più semplice e lineare. Nel dettaglio, si ottiene: 

• maggior rapidità nel reperimento delle informazioni contrattuali;
• monitoraggio puntuale delle scadenze;
• miglioramento del controllo dei termini e delle condizioni con associazione agli ordini aperti per monitorare l’esaurimento della fornitura prevista dagli Accordi commerciali;
• eliminazione del rischio di  dimenticare le scadenze.

I software di Gestione dei Contratti aiutano le aziende a strutturare un processo solido di gestione contrattuale, sostenendo l’organizzazione nella fase di pianificazione delle analisi delle proposte, assegnazione del contratto e gestione ottimale della consegna/fornitura.

Le funzionalità di gestione dei contratti del software Oxalys ti permettono di gestire facilmente i tuoi contratti fornitori. In questo articolo vediamo quanto è importante l’ottimizzazione della gestione dei contratti, come questa migliora l’intera efficienza del processo di acquisti e come Oxalys è la soluzione migliore per la tua azienda. 

Gestione contratti tradizionale: quali sfide deve affrontare un’azienda? 

La gestione dei contratti “tradizionale” (cioè senza l’ausilio di un software dedicato) può essere molto complessa per l’azienda:

• Mancanza di visibilità: nel momento in cui i contratti non sono centralizzati, diventa molto più difficile tenere traccia di scadenze ed obblighi contrattuali; 
• Rischi finanziari e rischi legali: il fatto di non avere una panoramica completa dei contratti, aumenta il rischio relativo al non rispetto dei termini concordati. Questo comporta una maggiore esposizione dell’azienda a significativi rischi economici e/o giuridici;  
• Errori manuali: senza una soluzione di contract management, i processi manuali possono portare a inefficienze, errori e difficoltà nella gestione delle scadenze.

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Perché digitalizzare la gestione dei contratti

Come abbiamo visto, la gestione tradizionale dei contratti è spesso fonte di ritardi, inefficienze, errori e rischi economici e/o legale. Grazie all’automazione e alla centralizzazione, il processo di contract management può essere notevolmente semplificato e ottimizzato.

L’utilizzo di un software di contract management permette alle organizzazioni di: 

• ridurre al minimo i rischi associati; 
• monitorare in tempo reale i contratti attivi; 
• verificare il rispetto degli obblighi contrattuali;
• legare gli ordini aperti emessi in piattaforma alle quantità previste dagli accordi.

Una piattaforma di gestione contrattuale, come quella offerta da Oxalys, consente di creare flussi di approvazione più fluidi e centralizzare le informazioni in un unico repository velocizzando le operazioni di reperimento dei contratti ed evitando che il processo si blocchi tra le varie divisioni aziendali. In questo modo vengono ridotti i tempi di gestione, al contempo migliorando la collaborazione delle parti coinvolte e garantendo all’intero processo una maggiore trasparenza. 

Tutti i vantaggi 

L’implementazione di una soluzione di gestione contratti, come quella offerta da Oxalys, offre diversi vantaggi chiave: 

• Accesso facilitato e analisi delle performance: recupera facilmente i contratti e monitora l’avanzamento degli ordini aperti; 
• Riduzione dei rischi e conformità: attraverso il monitoraggio delle scadenze e delle condizioni contrattuali, puoi ridurre notevolmente i rischi legali e/o economici, garantendo le conformità normative; 
• Efficienza operativa: grazie ai workflow intelligenti, puoi accelerare i processi di approvazione e attivazione dei contratti, garantendo una gestione più rapida e sicura; 
• Maggiore collaborazione e visibilità: grazie alla visibilità in tempo reale e alle notifiche automatiche per rinnovi e scadenze, i reparti aziendali possono collaborare meglio tra loro.  

Oxalys è il software di gestione contratti che ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi 

Il nostro software di gestione dei contratti ti permette di stipulare contratti rispettando i vincoli legali e gli accordi tra la tua azienda ed i fornitori. Dalla dashboard di gestione dei contratti e degli accordi, avrai accesso a tutto: documenti, certificati e accordi commerciali con visione avanzata su soglie, distinta dei prezzi, revisione delle condizioni di vendita e molto altro. 

Cosa rende il software Oxalys un supporto insostituibile: 

• ti informa sempre sulle scadenze; 
• permette al fornitore di aggiornare in autonomia i documenti/certificati scaduti; 
• ti garantisce di essere sempre compliant con le norme e leggi di settore;
• puoi bloccare l’invio di ordini se i certificati dei fornitori sono scaduti.

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