La digitalizzazione degli acquisti tramite soluzioni di e-procurement e di procure-to-pay, è la migliore risposta alle attuali sfide che quotidianamente deve affrontare il team acquisti di un’azienda. 

Oggi il concetto di digitalizzazione degli acquisti è molto più di una semplice conversione di documenti fisici in formati digitali. Rappresenta una vera trasformazione dei processi di acquisto mediante l’impiego di tecnologie digitali per automatizzare, razionalizzare e ottimizzare ogni fase del ciclo di acquisto. 

Ricerca e gestione delle collaborazioni con i fornitori, emissione degli ordini e pagamento delle fatture: tutto questo è integrato nei sistemi avanzati di eProcurement. 

In poche parole, la digitalizzazione degli acquisti è una trasformazione indispensabile per ottimizzare le proprie risorse e ottenere un vantaggio competitivo sul mercato. 

Che cosa si intende per eProcurement?

L’e-procurement è una piattaforma di acquisto e vendita di servizi, lavori, attrezzature e forniture tramite soluzioni web o altri sistemi collegati in rete.

Un sistema e-procurement consente di centralizzare e automatizzare le interazioni tra azienda, fornitori, clienti e altri partner della catena del valore. Lo scopo di questi sistemi è quello di migliorare l’efficienza e la celerità delle pratiche di approvvigionamento, ottimizzando contestualmente le risorse aziendali. 

Scopri le funzionalità di una soluzione di eProcurement

Le soluzioni eProcurement sono appositamente progettate per semplificare il normale processo di approvvigionamento, apportando all’impresa tutta una serie di importanti vantaggi.

Vediamo insieme quali sono:

• Automazione dei processi: consente di automatizzare compiti ripetitivi. In questo modo, il tuo team ha più tempo per focalizzarsi su quelle attività che apportano un valore aggiunto all’azienda;  
• Sistema di gestione delle relazioni con i fornitori completo: ti consente non soltanto di avere sempre tutto sotto controllo, ma anche di migliorare la comunicazione e la collaborazione con i fornitori; 
• Affidabilità e Sicurezza: quando si parla di detenzione e di trasferimento dati, sei sempre sicuro di rispettare le vigenti norme sulle privacy; 
• Riduzione dei costi: essendo un sistema digitalizzato, puoi ottenere riduzione delle rimanenze e sprechi del magazzino, ma anche risparmio e ottimizzazione dei costi del personale coinvolto nella gestione delle pratiche; 
• Integrazione con i sistemi ERP: maggiore visibilità e tracciabilità delle spese, integrazione fluida con i sistemi di gestione dell’azienda.

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E-procurement: le migliori pratiche per la digitalizzazione degli acquisti

Negli ultimi anni abbiamo assistito a un vero e proprio cambiamento digitale, che sta ridefinendo e riorganizzando mansioni e ruoli aziendali. In questo scenario, la Pubblica Amministrazione e un numero sempre più grande di aziende hanno deciso di adottare soluzioni di e-procurement, per poter rimanere competitivi e rispondere alle nuove esigenze e politiche aziendali. 

Tuttavia, il passaggio verso la digitalizzazione degli acquisti non è sempre facile. Ci sono però alcuni elementi a cui è importante fare attenzione al fine della buona riuscita della digitalizzazione. 

Implementare al ritmo giusto

L’implementazione dell’eProcurement deve avvenire progressivamente, in base alla maturità della funzione Acquisti nell’azienda. Ecco quali sono le fasi chiave:

1. Politica globale degli Acquisti: strutturare una politica degli Acquisti con un team dedicato e un sistema informativo degli Acquisti;
2. Ottimizzazione della politica degli Acquisti: riconoscere e generalizzare l’approccio degli Acquisti;
3. Gestione della funzione degli Acquisti: integrare soluzioni di e-sourcing e di reporting.
4. Performance degli Acquisti: utilizzare strumenti di gestione del progetto e un portale collaborativo per condividere e pilotare le performance.

Scegliere una soluzione adatta alle proprie esigenze

È fondamentale optare per una soluzione di eProcurement che corrisponda al volume e alla maturità degli acquisti dell’azienda, e che rispetti i vincoli tecnici, funzionali e di bilancio. La soluzione deve essere di ultima generazione (per integrare le ultime tecnologie e normative) e agile per un’integrazione fluida con il sistema informativo esistente.

Assicurare la sicurezza e la conformità

La soluzione deve essere altamente configurabile per garantire il deployment sicuro e la conformità con le normative vigenti. Un software di gestione degli acquisti consente di monitorare le informazioni legali dei fornitori, riducendo così i rischi di non conformità.

Ottenere il sostegno della direzione

Il sostegno della direzione è cruciale per il successo della trasformazione digitale degli acquisti. Presentare un business case solido, con esempi di benefici tangibili e analisi di redditività, può aiutare a ottenere il budget e il supporto necessari.

Coinvolgere il reparto IT

Fin dall’inizio, è importante coinvolgere il reparto IT per garantire un’integrazione tecnologica di successo e ottimizzare le possibilità di deployment delle tecnologie desiderate.

E-procurement e digitalizzazione degli acquisti: quali benefici otterrà la tua azienda 

• Produttività e motivazione: la digitalizzazione degli acquisti consente di aumentare la produttività liberando i team dai compiti ripetitivi. Ad esempio, un’azienda che integra una soluzione di e-procurement può ridurre il tempo dedicato alla gestione delle fatture fornitori del 40%;
• Visibilità e controllo: l’eProcurement offre una tracciabilità completa delle operazioni e un accesso in tempo reale ai dati, garantendo così una migliore visibilità e controllo dei processi di acquisto;
• Riduzione dei costi: la digitalizzazione degli acquisti permette di modernizzare la catena di approvvigionamento, ridurre i costi e migliorare la gestione delle risorse, contribuendo così a efficientare processi e performance.

L’importanza di saper dare una risposta alle sfide attuali del team acquisti

La digitalizzazione degli acquisti, tramite soluzioni di eProcurement e di procure-to-pay, è una risposta alle sfide attuali dei team Acquisti. Permette di migliorare l’efficienza, ridurre i costi e rafforzare la collaborazione con i fornitori. Seguendo le migliori pratiche descritte sopra, le aziende possono riuscire nella loro trasformazione digitale e trarre pieno vantaggio dai benefici dell’eProcurement.

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