Digitalizzazione degli acquisti: le chiavi del successo

Riuscire nella digitalizzazione degli acquisti

Una trasformazione indispensabile

Gestire gli acquisti non è un compito facile. Le rapide evoluzioni tecnologiche, il contesto economico instabile, la trasformazione digitale e le crescenti esigenze dei clienti in termini di sostenibilità e qualità hanno reso gli acquisti tanto complessi quanto strategici.

Tra le resistenze culturali dure a morire, la mancanza di leadership ancora troppo frequente, l’obsolescenza di alcuni sistemi informativi (SI), come possono i team di acquisto affrontare queste sfide che influenzano a lungo termine la loro funzione?

Risposta: grazie alla digitalizzazione degli acquisti! Scopri le chiavi per passare dalla teoria alla pratica nei tuoi progetti di digitalizzazione degli acquisti.

Digitalizzazione degli acquisti: 7 buoni motivi per agire!

La digitalizzazione degli acquisti è definita come il processo che mira a utilizzare tecnologie digitali per automatizzare, semplificare e ottimizzare le varie fasi del processo di acquisto all’interno della tua azienda. Fonte di risparmio di tempo e di maggiore affidabilità dei dati, la digitalizzazione degli acquisti ti permette di:

1. Motivare i team e aumentare la produttività, liberandoli da compiti dispendiosi in termini di tempo e consentendo loro di concentrarsi sul loro lavoro principale, risparmiando fino a due volte più tempo rispetto a un’organizzazione manuale.
2. Offrire un’autonomia controllata e migliorare la visibilità operativa, facilitando l’integrazione degli acquisti nei processi aziendali, aumentando l’efficienza e la tracciabilità e garantendo il rispetto della politica di acquisto.
3. Semplificare il ciclo di acquisti e agevolare gli scambi, con l’obiettivo di migliorare e rendere più fluido il processo di acquisto (selezione dei fornitori, firma dei contratti, gestione delle fatture, gestione delle scorte, ecc.).
4. Ridurre i rischi connessi ai fornitori e garantire la conformità normativa grazie a una visione a 360° delle informazioni sui fornitori e una piattaforma collaborativa per condividere documenti, informazioni e note.
5. Fornire gli strumenti per garantire il rispetto dei contratti da parte di tutti – dal responsabile degli ordini all’assistente di direzione fino al contabile – e migliorare la gestione del rischio di conformità dei fornitori.
6. Migliorare i rapporti con i fornitori e rafforzare la fiducia grazie a una migliore comunicazione, scambi semplificati e informazioni facili da consultare.
7. Avere visibilità sui tuoi impegni per conoscere in tempo reale, per ogni fornitore, gli importi impegnati e quelli ancora disponibili per i tuoi ordini futuri.

I fattori chiave di successo per il tuo progetto di digitalizzazione degli acquisti

1.Seguire il giusto ritmo

L’implementazione della digitalizzazione segna il primo passo per l’adozione di una politica di acquisto globale e implica la priorità nei processi di distribuzione e il perimetro della soluzione digitale in base alla maturità degli acquisti nella tua organizzazione.

2.Distribuire una soluzione su misura

La digitalizzazione deve riflettere i processi e le aspettative degli utenti e:

• Implementare una soluzione di acquisto “su misura” in linea con il volume e la maturità degli acquisti dell’azienda e soprattutto in coerenza con gli obiettivi fissati.
• Disporre di una soluzione personalizzata che rispecchi le tue pratiche di acquisto e che rispetti i vincoli tecnici, funzionali e di bilancio, nonché le esigenze del tuo settore.
• Puntare su uno strumento evolutivo e duraturo per integrare le ultime tecnologie e garantire la continuità della soluzione.
• Privilegiare l’agilità e l’interoperabilità con il sistema informativo (SI) esistente.
• Assicurare un’implementazione rapida con un approccio altamente personalizzabile per ridurre i tempi e i costi di distribuzione.
• Essere supportati a lungo termine per garantire l’adesione dei team.

3. Rispettare i principi fondamentali della gestione del progetto

Prima di tutto, è essenziale garantire una vera leadership sul tema della digitalizzazione degli acquisti, poiché il progetto avrà un impatto significativo sul budget, sulla motivazione dei team, sulla loro produttività, sulla loro credibilità e sulla conformità normativa.

Un altro punto chiave è coinvolgere tutte le parti interessate nel progetto del istema informativo di acquisto.

Il perimetro della digitalizzazione degli acquisti non si limita al reparto acquisti e ha un impatto sulle strategie di marketing, commerciale, CSR e QHSE dell’azienda. Il responsabile degli acquisti dovrà quindi trovare uno strumento e un project manager in grado di implementarlo!

Devi anche definire chiaramente i ruoli e le responsabilità di ogni membro del team, poiché, oltre a un ambassador, un project manager operativo e un esperto software, avrai bisogno del supporto del provider e/o dell’integratore della soluzione.

In breve: la digitalizzazione degli acquisti è un “acceleratore” della tua politica strategica di acquisto che richiede una vera organizzazione di progetto.

I criteri di scelta di un software di digitalizzazione degli acquisti

1.Una soluzione di acquisto pensata come vettore di performance

Il tuo software di acquisto deve essere prima di tutto in grado di supportare la crescita della tua azienda e migliorare le tue performance di acquisto, indipendentemente dal settore di attività, dalle sfide specifiche dell’azienda, dal volume degli acquisti o dalla dimensione dell’azienda.
Dovrà concentrarsi sull’esperienza dell’utente e su un’interfaccia intuitiva che faciliti l’uso delle funzionalità da parte dei team di acquisto, rendendoli rapidamente operativi.

2.Una soluzione adattabile e aperta con una vasta apertura funzionale

Il tuo futuro software di acquisto dovrà essere “compatibile” con tutti gli ERP e i sistemi informativi e implementato gradualmente in base alle tue esigenze.
Deve coprire l’intero ciclo di acquisti anche se decidi di distribuire le diverse funzionalità gradualmente:

• Una gestione degli acquisti a 360° per gestire e automatizzare tutti i processi all’interno dello stesso strumento (sourcing, contratti, fatture, approvvigionamenti, scorte, reportistica, ecc.).
• La gestione Source to Contract (S2C) per centralizzare le informazioni in un unico archivio condiviso con i tuoi collaboratori.
• La digitalizzazione del processo di approvvigionamento Procure-to-Pay (P2P) per effettuare e validare le richieste di acquisto, gestire le fatture dei fornitori e centralizzare la gestione delle scorte.
• La gestione della relazione con i fornitori (SRM) per migliorare la comunicazione con i fornitori, consultare facilmente le informazioni e creare una strategia di valutazione dei fornitori.
• Il controllo degli acquisti con un vero e proprio strumento decisionale per elaborare piani d’azione e monitorare i KPI attraverso una dashboard di monitoraggio delle performance.

3.Garantire la durabilità e l’affidabilità del provider, prestando particolare attenzione a:

• Il livello di competenza nel campo degli acquisti.
• Le capacità di distribuzione e il supporto a lungo termine.

Oltre all’automazione e all’affidabilità dei processi: la sfida strategica della digitalizzazione degli acquisti

Scegliere di digitalizzare gli acquisti non si limita a richiedere un preventivo. È necessario verificare che la soluzione e il player  siano allineati con le tue aspettative e i tuoi obiettivi in tutti gli aspetti del progetto (funzionalità, prezzo, consulenza, ecc.).

La digitalizzazione è ormai essenziale per i team e i responsabili degli acquisti che desiderano migliorare la propria maturità e performance. Automatizzando i compiti ricorrenti, viene liberato tempo per attività a maggiore valore aggiunto e consente di creare una strategia di acquisto allineata con gli obiettivi aziendali.

L’integrazione dei processi di acquisto nell’ERP o sistema informativo interno favorisce l’allineamento con le altre Funzioni aziendali, offrendo una visione globale delle performance. Migliora inoltre la reputazione dell’azienda dandone un’immagine più evoluta e rafforzando l’equità, la conformità normativa e l’impegno nelle iniziative CSR e QHSE. In sintesi, la digitalizzazione degli acquisti consente di migliorare le performance dell’intera azienda e rendere la funzione un partner strategico per la crescita.