Sistemi ERP e piattaforme di e-Procurement: differenze
Conoscere le differenze tra sistemi ERP (acronimo di Enterprise Resource Planning) e piattaforme di e-procurement ti permette di comprendere quale sia la migliore soluzione per la tua azienda e per i tuoi obiettivi di business. Scegliere tra un software di e-procurement e un ERP può essere cruciale per garantire la produttività e la salute dell’intera organizzazione.
Prima di entrare nel dettaglio delle differenze, diamo una prima definizione di entrambe le soluzioni.
Un software ERP è un tipo di software che aiuta le organizzazioni a gestire e automatizzare un’ampia gamma di processi aziendali (come ad esempio la gestione delle risorse umane, della catena di approvvigionamento, la gestione finanziaria e delle relazioni con i clienti). Dall’altra parte, un sistema di e-procurement è un software appositamente progettato per gestire l’intero processo di approvvigionamento, dalla richiesta all’ordine di acquisto alla fattura alla gestione della qualifica e delle performance dei fornitori.
In questo articolo, vedremo nel dettaglio le differenze tra un sistema ERP e un sistema di e-procurement, per offrirti una panoramica sempre aggiornata di tutti gli strumenti che possono aiutare la tua organizzazione a raggiungere gli obiettivi prefissati e ad avere successo.
Sistemi ERP: come funzionano
Le soluzioni ERP funzionano integrando e automatizzando all’interno dell’organizzazione i diversi processi aziendali. In genere, i sistemi ERP sono costituiti da un database centrale che memorizza i dati di tutti i diversi processi aziendali e da una serie di applicazioni o moduli dove i membri del team possono accedere per analizzare e gestire le informazioni memorizzate.
Una soluzione ERP può integrarsi con altri software verticali, ovvero:
- sistemi finanziari e contabili dell’azienda, al fine di offrire visibilità in tempo reale sui dati finanziari;
- sistemi di eprocurement e logistica, per la gestione della catena di approvvigionamento;
- sistemi per la gestione delle risorse umane.
Un sistema ERP aiuta quindi l’organizzazione a semplificare e automatizzare i diversi procedimenti dell’azienda, fornendo ai top manager un accesso in tempo reale ai dati chiave per aiutarli a prendere decisioni più informate.
Generalmente, un software ERP include la funzionalità di eProcurement come uno dei suoi moduli. Tuttavia, gli ERP sono poco verticali e possono supportare l’ufficio acquisti con un numero limitato di funzionalità che sono sufficienti se i processi di acquisto e la gestione dei fornitori non sono particolarmente complessi. Un software di eProcurement parallelamente è molto verticale, e prevede molte funzionalità specifiche per le esigenze delle Direzioni Acquisti: non solo gestione RdA e emissione ordini ma anche gestione RfX, gare, punch out, portale fornitori, gestione delle loro performance e applicazione mobile spesso prevista.
Sistemi di e-procurement: come funzionano
Il principale scopo di un software di e-procurement è quello di semplificare e automatizzare il processo di acquisto di beni e servizi per l’azienda includendo anche la gestione dei fornitori. Ecco quali sono le componenti chiave:
Gestione dei fornitori
Un software di eProcurement include spesso un modulo di SRM che prevede il Portale Fornitori, strumenti di qualifica dei nuovi fornitori, repository documentale con monitoraggio automatico delle scadenze e una modalità collaborativa per l’invio di RfX e Ordini di acquisto. Nel dettaglio, questi gestionali rendono molto più fluidi i flussi di scambio fra il fornitore e chi effettua l’ordine, semplificando e centralizzando le informazioni e con lo storico di tutti i volumi di acquisto e le performance.
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Richieste di acquisto
Il team aziendale può utilizzare un sistema di eProcurement per presentare le richieste di acquisto dei beni o dei servizi di cui hanno bisogno. Ciò consente ai manager di rivedere e approvare le richieste prima di convertirle in ordini di acquisto. Il modulo P2P dei software di eProcurement consente oltre a scegliere gli articoli da cataloghi di fare acquisti in e-commerce esterni (ad es. Amazon Business) collegati “in punch out”che consentono di effettuare una sola volta l’acquisto e non doverlo registrare anche nell’ERP.
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Valutazione accurata dei fornitori
Un software P2P consente di creare delle campagne professionali di valutazione fornitori. Dalla definizione dei criteri all’analisi dei risultati passando per la scelta dei collaboratori di cui raccoglierete le opinioni: hai il controllo di tutto il processo.
Reporting e analisi
Una piattaforma di eProcurement può anche includere funzionalità di reporting e analisi, che permettono non soltanto di avere una visione globale ed esaustiva delle spese divise per centri costo, classi merceologiche, per buyer, per funzione, etc, ma anche di individuare le aree in cui è possibile migliorare i processi di approvvigionamento e su cui è necessario fare più saving.
Lo studio dei KPI acquisti ti aiuta ad ottimizzare i costi ed a rispettare gli standard definiti per i tuoi processi d’acquisto. La dashboard acquisti Oxalys ti permette di definire i KPI e monitorare in tempo reale l’andamento dei tuoi processi d’acquisto. Disporrai di elementi concreti da analizzare con un impatto importante sulla performance della tua organizzazione.
Inoltre, puoi analizzare la performance dei fornitori secondo dei criteri standardizzati o personalizzati.
In generale, un software di eProcurement ti aiuta a rendere più efficiente il processo di approvvigionamento, a ridurre i costi e a garantire la conformità dell’organizzazione alle normative e a gestire la relazione e la performance dei fornitori.
ERP vs eProcurement
Dalla descrizione delle caratteristiche e delle peculiarità di ciascuna delle due soluzioni, emerge come la principale differenza risieda nella loro funzionalità.
Da una parte, un sistema ERP è un software che va a coprire un’ampia gamma di processi aziendali, progettato per aiutare le aziende a gestire e automatizzare vari aspetti delle loro attività. Tuttavia, sono meno verticali rispetto a un software di e-procurement, più snello e altamente personalizzabile a seconda delle specifiche esigenze.
Dall’altra parte, infatti, un software di eProcurement automatizza il processo di acquisto di beni e servizi, semplificandolo e rendendolo più efficiente. Inoltre, aiuta le organizzazioni a tenere traccia delle spese e a garantire la conformità alle normative e agevolare l’onboarding di nuovi fornitori e monitorare le loro performance.
Non è quindi un caso se l’e-Procurement rappresenta una parte essenziale del toolbox dei professionisti di acquisto. Dati alla mano, un recente studio ha evidenziato come il 90% delle grandi aziende dichiari di essere in possesso di un software dedicato, mentre il 10% afferma che il tipo di strumento implementato è un modulo di e-procurement che fa parte di un sistema ERP*.
*risultati di uno studio promosso da SAP
Un software di e-procurement migliora la visibilità del processo di acquisto nel suo complesso, consentendo alle organizzazioni di ottimizzare il proprio ventaglio di fornitori, di rilevare opportunità di risparmio per categorie di spesa o per fornitore e di ottenere le migliori condizioni commerciali durante la negoziazione con i fornitori.
Da più di 30 anni Oxalys offre ai propri Clienti delle soluzioni di e-procurement all’altezza delle loro aspettative, aiutando le imprese a migliorare il loro processo di acquisti. Aiutiamo gli imprenditori e i funzionari del settore pubblico a digitalizzare la loro funzione di acquisto attraverso un reale progetto d’impresa.
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